Yurt Dışındaki Etkinliğinizi Baştan Sona Biz Yürütelim

Uluslararası etkinlik organizasyonu nedir?

Uluslararası etkinlik organizasyonu; bir markanın yurt dışındaki fuar, lansman, kongre veya bayi etkinliğinin konsept, üretim, lojistik, gümrük, seyahat ve saha uygulaması dâhil tüm adımlarının tek elden planlanması ve yönetilmesidir. Yurt içindeki bir etkinlikten farkı, işin yarısının etkinlik başlamadan önce bitmesi gerekmesidir.

Yurt dışı bir etkinlikte işler neden farklı yürür?

Türkiye’de bir aksaklık aynı gün çözülebilir; yurt dışında çözülemez. Bu yüzden planı üç ilke üzerine kuruyoruz: her kritik kalem için yedek, her tedarikçi için önceden denetim ve her belge için erken teslim. Sahaya çıkmadan önce tüm senaryo — nakliye gecikmesi, gümrük beklemesi, ekipman arızası — yazılı bir risk planına bağlanır.

Uçtan uca kapsam

• Ülke ve mekân araştırması: fuar/mekân seçenekleri, metrekare, kural ve maliyet karşılaştırması
• Sözleşme ve onaylar: fuar alanı sözleşmesi, teknik onay dosyaları, sigorta
• Tasarım: stant/sahne konsepti, 3D görselleştirme, teknik çizim ve üretim dosyaları
• Yerel üretim ve montaj: hedef ülkedeki atölye seçimi, numune ve kalite denetimi
• Lojistik ve gümrük: sevkiyat planı, ATA karnesi, geçici ithalat ve iade süreçleri
• Seyahat: uçuş, otel, transfer ve gün planı; davet mektubu ve vize dosyaları
• Saha ekibi: çok dilli hostes, tercüman ve teknik ekip; brief ve kıyafet standardı
• Etkinlik günü: montaj, prova, gün yönetimi, söküm ve sevk
• Kapanış: temas listesi, fotoğraf/video arşivi ve maliyet-sonuç raporu

Ürün ve stant nasıl gönderiliyor?

Geçici olarak yurt dışına çıkacak numune, ürün ve ekipman için ATA karnesi düzenletiyor; kalıcı sevkiyatlarda ihracat evraklarını gümrük müşavirimizle birlikte hazırlıyoruz. Tekrar kullanılacak modüler standlar Türkiye’den gidebilir; tek seferlik katılımlarda genellikle hedef ülkede üretim daha ekonomik olur. Kararı, nakliye + gümrük + depolama toplam maliyetini yerel üretim teklifiyle karşılaştırarak veriyoruz.

Sahada kim bulunuyor?

Kritik projelerde proje yöneticimiz ve tasarım sorumlumuz montajdan sökümüne kadar sahada bulunur. Tekrar eden küçük ölçekli katılımlarda ise yerel ortağımız uygular, biz günlük fotoğraflı kontrol ve uzaktan denetimle marka standardını koruruz.

Ne kadar önce başlamalı?

Fuar tarihinden en az 10–14 hafta önce. Fuar alanı seçimi, teknik onaylar, üretim termini ve vize takvimleri bu süreyi belirler. Popüler fuarlarda iyi konumdaki alanlar bir yıl önceden dolabildiği için, düzenli katılım yapan markalarda yıllık bir fuar takvimi kuruyoruz.