Kısa cevap: Aydınlatma metni hazırlamak için önce hangi kişi grubundan (müşteri, çalışan, aday, ziyaretçi) hangi verileri, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple topladığınızı çıkarırsınız. Ardından metne veri sorumlusunun kimliğini, işleme amaçlarını, aktarım yapılan alıcı gruplarını, toplama yöntemini ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin haklarını sade bir dille yazarsınız. Metin açık rıza metninden ayrı olmalı ve veri toplanırken sunulmalıdır.
Aydınlatma yükümlülüğü nedir?
KVKK, kişisel veri toplayan herkese, veriyi toplarken kişiyi bilgilendirme yükümlülüğü getirir. Bu yükümlülük, kişinin açık rızası alınsın ya da alınmasın her durumda geçerlidir. Kurum’un aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin usul ve esasları belirleyen tebliği, metnin nasıl olması gerektiği konusunda temel kaynaktır. Kanunun genel çerçevesi için KVKK nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Aydınlatma metninde bulunması gereken unsurlar
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği: Şirket unvanı, adres ve iletişim bilgileri.
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği: “Yasal yükümlülükler” gibi genel ifadeler yerine somut amaçlar: sipariş teslimatı, fatura düzenleme, randevu yönetimi, bordro gibi.
- Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği: Kargo firması, mali müşavir, bulut sağlayıcı, yetkili kamu kurumları gibi alıcı grupları; yurt dışına aktarım varsa bu da belirtilmelidir.
- Toplama yöntemi ve hukuki sebebi: Web formu, sözleşme, kamera, telefon gibi yöntemler ve kanundaki işleme şartlarından hangisine dayanıldığı.
- İlgili kişinin hakları: Bilgi talep etme, düzeltme, silme, itiraz ve zararın giderilmesini isteme gibi haklar ile başvuru yolu.
Adım adım aydınlatma metni hazırlama
- Kişisel veri envanterini çıkarın. Her departmanın hangi veriyi topladığını listeleyin. Bu çalışma olmadan yazılan metin gerçeği yansıtmaz. Yol haritası için veri envanteri rehberimize bakabilirsiniz.
- İlgili kişi gruplarını ayırın. Müşteri, potansiyel müşteri, çalışan, çalışan adayı, ziyaretçi, tedarikçi yetkilisi ve web sitesi kullanıcısı için ayrı metin hazırlayın. Tek bir “genel” metin, kimseyi doğru bilgilendirmez.
- Her veri kategorisi için amaç ve hukuki sebebi eşleştirin. Örneğin fatura bilgileri için hukuki yükümlülük, teslimat adresi için sözleşmenin ifası, pazarlama iletişimi için açık rıza gibi.
- Alıcı gruplarını belirleyin. Hizmet aldığınız tüm yazılım, bulut, kargo ve danışmanlık firmalarını gözden geçirin; yurt dışında sunucusu olan hizmetleri ayrıca not edin.
- Sade bir dille yazın. Uzun hukuk cümleleri yerine kısa paragraflar ve maddeler kullanın. Metin, ortalama bir kişinin anlayabileceği açıklıkta olmalıdır.
- Başvuru yolunu gösterin. Kişinin haklarını hangi kanalla (yazılı başvuru, kayıtlı e-posta, şirket e-posta adresi gibi) kullanabileceğini belirtin.
- Doğru yerde ve zamanda sunun. Web formunun yanında bağlantı, mağazada görünür bir bilgilendirme, kamera alanı girişinde uyarı levhası, iş başvurusu formunda metin gibi.
- Hukuki kontrolden geçirin ve güncel tutun. Yeni bir hizmet sağlayıcı, yeni bir form ya da yeni bir işleme amacı eklendiğinde metni güncelleyin.
Aydınlatma metni ile açık rıza metni arasındaki fark
- Aydınlatma bir bilgilendirmedir; kişinin onayına bağlı değildir ve her durumda yapılır.
- Açık rıza ise bir izindir; yalnızca başka bir işleme şartı bulunmadığında gerekir ve kişinin özgür iradesiyle verilmelidir.
- İkisini tek bir metinde ve tek onay kutusunda birleştirmek, Kurul’un uygulamasında sorunlu görülen bir yöntemdir. Açık rıza, hizmetin ön şartı haline getirilmemelidir.
Web siteleri için özel noktalar
Web sitesinde iletişim formu, bülten aboneliği, üyelik, sipariş ve çerezler ayrı veri işleme faaliyetleridir. Her formun yanında ilgili aydınlatma metnine bağlantı bulunmalı; zorunlu olmayan çerezler için ayrı bir çerez yönetimi ve onay mekanizması kurulmalıdır. Pazarlama amaçlı e-posta ve SMS için ayrıca ticari elektronik ileti mevzuatı ve İYS kuralları geçerlidir. Web sitesinde bulunması gereken metinlerin tamamını web sitesi için KVKK metinleri nelerdir yazımızda topladık.
Sık yapılan hatalar
- Başka bir şirketin metnini kopyalayıp yalnızca unvanı değiştirmek.
- Gerçekte yapılmayan işlemleri “ne olur ne olmaz” diye metne eklemek ya da yapılanları atlamak.
- Amaçları “ticari faaliyetlerin yürütülmesi” gibi belirsiz ifadelerle yazmak.
- Çalışan ve aday verileri için hiç aydınlatma metni hazırlamamak.
- Kişinin metni okuduğunu kanıtlayacak bir kayıt tutmamak; ispat yükü veri sorumlusundadır.
- Metni bir kez yazıp yıllarca güncellememek.
Örnek yapı: çalışan adayı aydınlatma metni
Bir iş başvurusu formu için hazırlanan metin kabaca şu sırayı izleyebilir: şirketin unvanı ve iletişim bilgisi; işlenen veriler (kimlik, iletişim, eğitim ve iş geçmişi, CV’de yer alan diğer bilgiler); amaçlar (başvurunun değerlendirilmesi, görüşme planlaması, uygun pozisyonlarda yeniden iletişim); hukuki sebep; verilerin paylaşılabileceği taraflar (işe alım yazılımı sağlayıcısı, varsa referans kontrolü); saklama süresi ve süre sonunda imha; başvuru yolu ve haklar. Adaydan CV’ye fotoğraf, sağlık bilgisi gibi gereksiz verileri eklememesini rica etmek de ölçülülük ilkesine uygun bir ayrıntıdır.
Aydınlatmanın yapıldığı nasıl ispatlanır?
Kurul incelemelerinde aydınlatmanın yapıldığını göstermek veri sorumlusuna düşer. Web formlarında metne bağlantının gösterildiği ekranın ve gönderim kaydının saklanması, çalışan ve adaylardan alınan imzalı ya da elektronik onaylı bilgilendirme kayıtları, mağaza ve kamera alanlarındaki bilgilendirme levhalarının fotoğrafları bu kanıtın parçasıdır. Metnin hangi tarihte hangi sürümünün yayında olduğunu gösteren bir sürüm geçmişi tutmak da önerilir.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Aydınlatma metinlerinin nihai hâlini şirketinizin faaliyetlerine göre avukatınıza veya KVKK danışmanınıza onaylatın ve mevzuattaki güncel değişiklikleri takip edin.
Racoun nasıl yardımcı olur?
Racoun’un tasarladığı kurumsal web siteleri ve e-ticaret siteleri, KVKK uyumlu form yapısı, ayrı onay kutuları ve çerez yönetimiyle teslim edilir; hukuk danışmanınızın onayladığı metinleri doğru noktalara yerleştiririz. Teknik envanter ve güvenlik tarafında ise Racurity, KVKK uyum danışmanlığı ile süreci destekler.
Sık sorulan sorular
Aydınlatma metni için imza almak zorunlu mu?
Kanun belirli bir şekil şartı koymaz, ancak aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Bu yüzden çalışan ve adaylar için yazılı ya da elektronik onay kaydı, web için gösterim kaydı tutmak faydalıdır.
Tek bir aydınlatma metni tüm şirket için yeterli olur mu?
Genellikle olmaz. Müşteri, çalışan, aday ve ziyaretçi gibi gruplarda işlenen veriler ve amaçlar farklı olduğundan, her grup için ayrı ve ona özgü metin hazırlanması önerilir.
Aydınlatma metni ne zaman güncellenmeli?
Yeni bir veri işleme amacı, yeni bir hizmet sağlayıcı, yurt dışına aktarım ya da yeni bir veri toplama kanalı eklendiğinde ve mevzuat değiştiğinde güncellenmelidir. Düzenli aralıklarla gözden geçirmek de iyi bir uygulamadır.
Racoun ile konuşun: İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye genelindeki markalara hizmet veriyoruz. WhatsApp üzerinden yazabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
