Kısa cevap: Bir web sitesinde genellikle şu KVKK metinleri bulunur: aydınlatma metni, çerez politikası ile çerez tercih paneli, yalnızca gerçekten gerekli olduğunda ayrı açık rıza metinleri, ilgili kişilerin haklarını kullanabileceği başvuru yöntemi ve gizlilik politikası. E-ticaret siteleri ve ticari ileti gönderen işletmeler bunlara ek metinler hazırlamalıdır. Hepsi sitenin gerçek veri akışına göre yazılmalıdır.
KVKK neden web sitesini ilgilendirir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, gerçek kişilere ait her türlü bilginin işlenmesini düzenler. İletişim formuna yazılan ad ve telefon, bülten için bırakılan e-posta, üyelik bilgileri, sipariş adresleri, çerezlerle toplanan çevrimiçi tanımlayıcılar ve IP kayıtları kişisel veri sayılabilir. Siteyi işleten şirket çoğu durumda “veri sorumlusu” konumundadır ve verileri hangi amaçla, hangi hukuki sebeple, kimlere aktararak işlediğini ziyaretçiye açıkça anlatmakla yükümlüdür.
Web sitesinde bulunması gereken KVKK metinleri
1. Aydınlatma metni
En temel metindir. Veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işlendiği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin hakları bu metinde yer alır. Tek bir genel metin yerine form, üyelik, sipariş ve iş başvurusu gibi farklı süreçler için ayrı ya da bölümlere ayrılmış aydınlatma metinleri hazırlamak daha sağlıklıdır. Aydınlatma, veri toplanırken yapılmalıdır; bu nedenle formların yanında metne bağlantı verilir.
2. Açık rıza metni (gerekirse)
Açık rıza her işlem için gerekli değildir. Sözleşmenin kurulması, yasal yükümlülük veya meşru menfaat gibi başka bir hukuki sebep varsa ayrıca rıza istenmez. Rıza gerektiren durumlarda (örneğin bazı pazarlama faaliyetleri veya özel nitelikli veriler) rıza belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilmiş olmalıdır. Bu nedenle rıza kutucuğu önceden işaretli olmamalı, aydınlatma metniyle birleştirilmemeli ve hizmetin şartı hâline getirilmemelidir.
3. Çerez politikası ve çerez tercih paneli
Sitede kullanılan çerezlerin türleri (zorunlu, işlevsel, analitik, pazarlama), amaçları, süreleri ve hangi taraflara ait olduğu çerez politikasında anlatılır. Zorunlu olmayan çerezler için ziyaretçinin onayı alınmalı, bu onay kolayca geri alınabilmeli ve “kabul et” kadar belirgin bir “reddet” seçeneği sunulmalıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun çerez uygulamalarına ilişkin rehberi bu konuda yol göstericidir.
4. İlgili kişi başvuru yöntemi
Ziyaretçilerin verilerine erişme, düzeltme, silme gibi haklarını nasıl kullanacağı açıkça belirtilmelidir. Bu genellikle bir başvuru formu ve başvurunun iletileceği adres veya kanal bilgisiyle sağlanır.
5. Gizlilik ve güvenlik politikası
Zorunlu adı olan bir metin olmasa da sitenin veri güvenliği yaklaşımını, SSL kullanımını, ödeme bilgilerinin nasıl korunduğunu ve üçüncü taraf hizmetleri özetleyen bir gizlilik politikası ziyaretçide güven oluşturur.
E-ticaret ve kampanya yapan sitelerde ek metinler
- Mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formu: Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği kapsamında siparişten önce tüketiciye sunulur ve onaylatılır.
- Cayma hakkı, iade ve teslimat koşulları: Satış öncesinde açık ve erişilebilir olmalıdır.
- Üyelik sözleşmesi: Üyelik sistemi olan sitelerde kullanım koşullarını düzenler.
- Ticari elektronik ileti onayı: E-posta, SMS veya arama yoluyla kampanya gönderilecekse Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik ve İYS kuralları gereği ayrı onay alınmalı ve kayıt altına alınmalıdır.
Mağaza kurulumunda bu metinlerin hangi adımda gösterileceğini e-ticaret aşamaları yazımızda da ele aldık.
Metinleri hazırlarken dikkat edilecekler
- Önce veri envanterini çıkarın: Sitede hangi formlar, hangi çerezler, hangi analiz ve reklam kodları, hangi canlı destek veya WhatsApp gibi kanallar var; liste olmadan doğru metin yazılamaz.
- Yurt dışına aktarımı değerlendirin: Analiz, reklam, e-posta ve bulut hizmetlerinin çoğu verileri yurt dışında işler. Bu aktarımların güncel mevzuata göre nasıl dayanaklandırılacağı hukukçunuzla netleştirilmelidir.
- VERBİS yükümlülüğünü kontrol edin: Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü şirketin ölçeğine ve faaliyetine göre değişir; kendi durumunuzu teyit ettirin.
- Metinleri güncel tutun: Siteye yeni bir form, reklam kodu veya üçüncü taraf hizmet eklendiğinde metinler de güncellenmelidir.
Sık yapılan hatalar
- Başka bir siteden kopyalanmış, şirketinizin süreçleriyle uyuşmayan metinler kullanmak.
- Aydınlatma ile açık rızayı tek metinde ve tek kutucukta birleştirmek.
- Çerez panelinde reddet seçeneğini gizlemek ya da onay alınmadan analiz ve reklam çerezlerini çalıştırmak.
- Formu göndermek için pazarlama iznini zorunlu tutmak.
- Toplanan form verilerini şifrelenmemiş e-postalarla dağıtıp saklama süresi belirlememek.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve Kurum kararları değişebildiği için metinlerinizin güncel durumunu avukatınıza teyit ettirin. Kanunun temel kavramları için KVKK nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
Metinler sitede nerede yer almalı?
Aydınlatma metni ve çerez politikası genellikle sitenin alt kısmında, tüm sayfalardan erişilebilir bağlantılarla yayımlanır. Bunun yanında her formun gönder butonunun yakınında ilgili aydınlatma metnine bağlantı verilmeli, pazarlama onayı gibi rıza gerektiren seçenekler ayrı ve işaretsiz kutucuklarla sunulmalıdır. Çerez paneli ilk ziyarette açılmalı ve sonradan tercihleri değiştirmek için kalıcı bir bağlantı bulunmalıdır. E-ticaret sitelerinde mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formu ödeme adımında gösterilmeli ve onaylatılmalıdır.
Racoun nasıl yardımcı olur?
Racoun’un geliştirdiği sitelerde KVKK uyumlu formlar, ayrıştırılmış onay kutucukları ve çerez tercih paneli standart olarak kurulur; metinlerin yayımlanacağı sayfalar ve form bağlantıları teknik olarak hazır gelir. Metin içeriğini sizin veya hukuk danışmanınızın onayıyla yerleştiriyoruz. Kurumsal tarafta veri envanteri ve politika çalışmalarına ihtiyaç duyarsanız KVKK uyum danışmanlığı ile süreci destekliyoruz; yeni bir site planlıyorsanız kurumsal web sitesi sayfamıza da bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Küçük bir tanıtım sitesine de KVKK metni gerekir mi?
Sitede iletişim formu, e-posta bağlantısı, analiz veya reklam çerezi gibi kişisel veri işleyen bir unsur varsa aydınlatma ve çerez bilgilendirmesi gerekir. Hiç veri toplamayan bir site nadirdir.
Aydınlatma metni ile açık rıza metni aynı şey mi?
Hayır. Aydınlatma, veri işleme hakkında bilgi vermektir ve her durumda yapılır. Açık rıza ise yalnızca başka bir hukuki sebep bulunmadığında istenen, ayrı ve özgür iradeye dayalı bir onaydır.
Hazır KVKK metni şablonu kullanılabilir mi?
Şablon yalnızca başlangıç noktası olabilir. Metnin sitenizdeki gerçek formlara, çerezlere ve aktarımlara göre uyarlanması ve bir hukukçu tarafından gözden geçirilmesi gerekir.
Racoun ile konuşun: İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye genelindeki markalara hizmet veriyoruz. WhatsApp üzerinden yazabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
