Kısa cevap: Microsoft 365 iş lisansları cihaza değil kullanıcıya verilir. Masaüstü ofis uygulamalarını içeren iş ve kurumsal paketlerde her lisanslı kullanıcı uygulamaları genellikle 5 bilgisayara (PC veya Mac), 5 tablete ve 5 telefona kurabilir. Yalnızca web ve mobil uygulamaları içeren paketlerde masaüstü kurulum hakkı yoktur. Lisans koşulları zaman zaman değiştiği için Microsoft’un güncel lisans şartlarını mutlaka kontrol edin.
Kullanıcı başı lisans ne demek?
Eski tip ofis yazılımlarında lisans bir bilgisayara bağlanırdı; bilgisayar değişince lisans da sorun olurdu. Microsoft 365’te ise lisans kişiye atanır. Kullanıcı kurumsal hesabıyla oturum açtığı cihazlarda uygulamaları etkinleştirir. Böylece aynı kişi ofisteki masaüstünü, evdeki dizüstünü, tabletini ve telefonunu tek lisansla kullanabilir.
Bunun önemli bir sonucu var: Lisans kişiye özeldir. Bir kullanıcının hesabını birkaç çalışanın ortak kullanması, lisans koşullarına aykırıdır ve aynı zamanda güvenlik açısından ciddi bir risktir; kimin hangi işlemi yaptığı izlenemez.
Ayrıca kurulum hakkı ile aynı anda kullanım farklı kavramlardır. Uygulamaların kurulu olduğu cihaz sayısı belirli bir sınırla tanımlanır; kullanıcı bu cihazların herhangi birinde çalışabilir. Bir cihazı değiştirdiğinizde eski cihazın oturumunu kapatarak hakkı yeni cihaza aktarabilirsiniz. Böylece bilgisayar yenilemeleri lisans açısından ek bir maliyet doğurmaz.
Paketlere göre cihaz kullanımı
Yalnızca web ve mobil uygulama içeren iş paketleri
Bu paketlerde kullanıcı e-posta, Teams, OneDrive ve ofis uygulamalarının web sürümlerini tarayıcıdan kullanır. Telefon ve tabletlerde mobil uygulamalar kullanılabilir. Bilgisayara kurulan masaüstü Word, Excel veya PowerPoint dahil değildir. Tarayıcı üzerinden kullanım için cihaz sayısı açısından pratik bir sınır yoktur; önemli olan hesabın tek kişiye ait olmasıdır.
Masaüstü uygulamaları içeren iş ve kurumsal paketler
Bu paketlerde her kullanıcı masaüstü uygulamalarını genellikle 5 bilgisayara, mobil uygulamaları da 5 tablete ve 5 telefona kurabilir. Sınıra ulaşıldığında yeni cihaz eklemek için eski cihazlardan biri hesaptan çıkarılır; bu işlem kullanıcı portalından veya yönetici tarafından yapılabilir.
Ev kullanıcılarına yönelik paketler
Bireysel paketler tek kişiye, aile paketleri ise birden fazla kişiye yöneliktir ve her kişi kendi hesabıyla birden fazla cihazda oturum açabilir; ancak aynı anda oturum açılabilecek cihaz sayısı sınırlıdır. Bu paketler ticari kullanım için tasarlanmamıştır. Şirket işleri için iş veya kurumsal paketler kullanılmalıdır; aksi halde hem lisans uyumu hem de veri yönetimi sorunları doğar.
Ortak kullanılan bilgisayarlar ne olacak?
Vardiyalı çalışılan, aynı bilgisayarı birden fazla kişinin kullandığı veya uzak masaüstü sunucuları üzerinden çalışılan ortamlarda “kişi başı 5 cihaz” mantığı farklı işler. Bu senaryolar için Microsoft’un paylaşılan bilgisayar aktivasyonu adlı bir yöntemi vardır: Uygulama, oturum açan kullanıcının lisansıyla etkinleşir ve bu kullanım kişinin cihaz sayısına sayılmaz. Bu özellik her pakette bulunmayabilir; uygunluğu kurulumdan önce kontrol edilmelidir.
Ön büro, sahada çalışan ekipler veya yalnızca vardiya planına bakan personel gibi kullanıcılar için daha hafif, ön saflardaki çalışanlara yönelik lisans türleri de değerlendirilebilir.
Örnek senaryolar
- Satış temsilcisi: Ofiste bir masaüstü, sahada bir dizüstü, bir tablet ve bir telefon kullanıyor. Masaüstü uygulamalarını içeren tek bir iş lisansı bu cihazların tamamını kapsar; kurulum hakları sınırın oldukça altında kalır.
- Muhasebe uzmanı: Excel’in gelişmiş özelliklerini yoğun kullanıyor ve evden de çalışıyor. Ofis ve ev bilgisayarına masaüstü uygulamaları kurulabilir; şirket verisinin ev bilgisayarında nasıl korunacağı ise cihaz yönetimi politikalarıyla belirlenmelidir.
- Depo personeli: Yalnızca e-posta okuyor ve vardiya planına bakıyor. Web ve mobil uygulamaları içeren bir paket veya ön saflardaki çalışanlara yönelik hafif bir lisans çoğu zaman yeterlidir.
- Ortak resepsiyon bilgisayarı: Gün içinde farklı çalışanlar kendi hesaplarıyla oturum açıyor. Paket destekliyorsa paylaşılan bilgisayar aktivasyonu kullanılır; herkes kendi lisansıyla çalışır, ortak bir hesap açılmaz.
Cihaz sayısından daha önemli olan: cihaz güvenliği
Bir kullanıcının çok sayıda cihazdan şirket verisine erişebilmesi esneklik sağlar ama risk de getirir. Kaybolan bir telefon veya kişisel bir bilgisayar, şirket e-postalarına ve dosyalarına açılan bir kapı olabilir. Bu nedenle:
- Çok faktörlü doğrulama tüm kullanıcılar için açık olmalıdır.
- Cihaz yönetimi ile şirket verisine yalnızca güncel, şifreli ve ekran kilidi olan cihazlardan erişilmesi sağlanabilir.
- Uygulama koruma politikaları ile kişisel telefonlarda şirket verisi kişisel uygulamalara kopyalanamaz hale getirilebilir; çalışan ayrıldığında yalnızca şirket verisi uzaktan silinir.
- Koşullu erişim kuralları, beklenmedik konumlardan veya güvenli olmayan cihazlardan gelen girişleri kısıtlayabilir.
Bu özelliklerin bir kısmı belirli lisans seviyelerinde bulunur. Hangi kullanıcıya hangi lisansın uygun olduğunu planlamak, cihaz sayısı sorusundan çok daha belirleyicidir.
Sık yapılan hatalar
- Tek bir lisansı birkaç çalışanın ortak hesabıyla kullanmak.
- Şirket işleri için ev kullanıcı paketleri satın almak.
- Ayrılan çalışanın cihazlarını hesaptan çıkarmamak ve verileri silmemek.
- Kişisel telefonlarda şirket verisini hiçbir politika olmadan kullandırmak.
- Masaüstü uygulamasına ihtiyacı olmayan kullanıcılara gereğinden yüksek lisans almak.
Kurulum adımlarını Microsoft 365 nasıl kurulur yazımızda, kurumsal e-posta bütçesini etkileyen kalemleri ise kurumsal mail ne kadar yazımızda anlattık.
Racoun nasıl yardımcı olur?
Kullanıcılarınızın rollerine ve kullandıkları cihazlara göre bir lisans dağılımı öneriyor, lisansları çözüm ortaklarımız aracılığıyla sağlıyor ve cihaz güvenliği politikalarını yapılandırıyoruz. Kullanılmayan veya yanlış atanmış lisansları tespit etmek için yazılım varlık yönetimi de yapıyoruz. Ayrıntılar için Microsoft 365 kurumsal ve SAM ve lisans yönetimi sayfalarımıza göz atabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Microsoft 365 lisansını başka bir çalışana devredebilir miyim?
Evet. İş lisansları kullanıcıya atanır; bir çalışan ayrıldığında lisans onun hesabından alınıp yeni çalışana atanabilir. Ayrılan kişinin mailleri ve dosyaları için önceden bir devir planı yapılmalıdır.
Cihaz sınırına ulaşınca ne olur?
Yeni bir cihazda uygulamaları etkinleştirmek için kullanılmayan cihazlardan birinin oturumunu kapatmanız veya hesaptan kaldırmanız gerekir. Bu işlem kullanıcı portalından ya da yönetici tarafından yapılabilir.
Mac bilgisayarlarda Microsoft 365 kullanılabilir mi?
Evet. Masaüstü uygulamalarını içeren paketler hem Windows hem macOS için uygulama sunar; Mac’ler de bilgisayar kurulum sayısına dahildir.
Racoun ile konuşun: İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye genelindeki markalara hizmet veriyoruz. WhatsApp üzerinden yazabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
