Bir öğrenci diploma tercümesine, bir aile vize belgelerinin çevirisine ya da bir şirket noter onaylı sözleşme tercümesine ihtiyaç duyduğunda çoğu zaman telefonunu çıkarır ve “yakınımdaki tercüme bürosu” yazar. Karşısına önce harita sonuçları çıkar: üç büro, puanları, yorum sayıları, uzaklıkları ve “şimdi açık” bilgisi. Karar çoğunlukla bu kısa listede, birkaç saniyede verilir. Bu rehberde tercüme bürolarının bu listede nasıl yer alacağını ve ilk temastan sonra müşteriyi nasıl kaybetmeyeceğini anlatıyoruz. Sitenin yapısı ve dosya yükleme gibi modüller için tercüme bürosu web sitesi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Harita sonuçlarını belirleyen üç unsur
Google, yerel sonuçlarda büroları genel olarak üç ölçüte göre sıralar: arayan kişiye yakınlık, aramayla ilgililik ve işletmenin bilinirliği. Yakınlığı değiştiremezsiniz; ama ilgililik ve bilinirlik tamamen sizin elinizdedir. İlgililik, profilinizin ne kadar eksiksiz ve doğru olduğuyla; bilinirlik ise yorumlar, web sitenizin gücü ve işletmenizin internette ne kadar tutarlı göründüğüyle ilgilidir.
Google İşletme Profili’ni eksiksiz kurun
Pek çok tercüme bürosunun profili, yıllar önce açılmış ve bir daha dokunulmamış bir kayıttır. Profili gözden geçirirken şu listeyi kullanmanızı öneriyoruz:
- Kategori: ana kategori olarak tercüme hizmetini seçin; yeminli tercüme ve tercüman gibi ilgili kategorileri ek kategori olarak ekleyin.
- İşletme adı: tabelanızdaki gerçek adı kullanın. Ada anahtar kelime eklemek, profilin askıya alınmasına yol açabilir.
- Çalışma saatleri: cumartesi ve resmi tatil saatlerini güncel tutun. Kapalı olduğunuz saatte “açık” görünmek, kötü yorumların en sık sebebidir.
- Hizmetler: yeminli tercüme, noter onayı, apostil, akademik, tıbbi, hukuki, teknik tercüme ve simultane tercüme gibi hizmetleri tek tek ekleyin.
- Diller: hizmet verdiğiniz dilleri açıklama metninde doğal bir dille belirtin.
- Fotoğraflar: dış cephe ve tabela, giriş, bekleme alanı ve ekip fotoğrafları. Özellikle tabela fotoğrafı, ofisi ilk kez arayan kişinin sizi bulmasını kolaylaştırır.
- Soru ve cevaplar: “Noter işlemlerini siz mi takip ediyorsunuz?”, “Belgeyi online gönderebilir miyim?” gibi sık soruları kendiniz ekleyip cevaplayın.
Profil kurulumunun ayrıntıları için Google İşletme Profili optimizasyonu yazımıza bakabilirsiniz.
Yorumlar: sayıdan çok düzen
Tercüme hizmetinde müşteri, işin kalitesini çoğu zaman teslimden sonra, belgeyi kuruma verdiğinde anlar. Belge sorunsuz kabul edildiyse memnundur ve bu, yorum istemek için en doğru andır. Pratik bir düzen şöyle kurulabilir:
- Teslimden bir iki gün sonra müşteriye kısa bir WhatsApp mesajı gönderin: belgenin sorunsuz kabul edilip edilmediğini sorun.
- Olumlu cevap gelirse, aynı mesajda doğrudan yorum bağlantısını paylaşın.
- Sorun varsa önce sorunu çözün; yorum istemeyi ertelemek, olumsuz deneyimi düzeltmek için fırsat verir.
Her yoruma, olumlu ya da olumsuz, kısa ve kişisel bir cevap verin. Olumsuz yorumlarda savunmaya geçmeden, müşterinin bilgilerini paylaşmadan ve çözüm önererek cevap yazmak, yorumu okuyan diğer kişilerde güven yaratır. Yorum karşılığı indirim sunmak, tanıdıklara yorum yazdırmak ya da yorum satın almak platform kurallarına aykırıdır ve profilinizi riske atar. Gerçek ve düzenli gelen yorumlar her zaman daha değerlidir.
Hızlı dönüş: kazanılan müşteri ilk beş dakikada belirlenir
Tercüme arayan kişi genellikle aynı anda birkaç büroya yazar. İlk cevap veren, çoğu zaman işi alır. Bu yüzden dijital görünürlüğün en az profil kadar önemli bir parçası, gelen mesaja cevap verme hızıdır.
- WhatsApp Business: mesai saatleri, karşılama mesajı ve hızlı cevap şablonları tanımlayın. “Belgenizin fotoğrafını ve hedef dili gönderirseniz kısa sürede teklif iletiyoruz” gibi bir karşılama mesajı, süreci hemen başlatır.
- Hazır cevaplar: yeminli ve noter onaylı tercüme farkı, apostil süreci, ofis adresi ve ödeme seçenekleri için şablon cevaplar hazırlayın.
- Mesai dışı: mesai dışında gelen mesajlara, ertesi sabah ilk iş dönüleceğini belirten otomatik cevap ayarlayın.
- Telefon: yoğun saatlerde cevapsız kalan aramalara aynı gün geri dönüş yapmayı kural hâline getirin.
Web sitenizdeki dosya yükleme formu da bu hızın parçasıdır: belgeyi yükleyen kişiye anında “talebiniz alındı” bilgisi verilmesi ve ekibe bildirim düşmesi gerekir.
Profil duyuruları ve sezonluk içerik
Google İşletme Profili’nde paylaşılan duyurular, profili canlı tutar ve aramada ek bilgi olarak görünebilir. Üniversite başvuru dönemlerinde akademik belge çevirisi, yaz öncesinde vize belgeleri, yıl sonunda kurumsal belge işleri gibi dönemsel konularda kısa duyurular paylaşmanızı öneriyoruz. Aynı konuları Instagram’da sade bilgi kartlarıyla anlatmak, sizi takip edenlerin ihtiyaç anında sizi hatırlamasını sağlar. İçerik planı için sosyal medya içerik takvimi yazımız fikir verebilir.
Tutarlılık: her yerde aynı bilgi
Büronuzun adı, adresi ve telefon numarası; web sitenizde, işletme profilinizde, sosyal medya hesaplarınızda ve rehber sitelerinde birebir aynı olmalıdır. Taşınma ya da numara değişikliği sonrası eski bilgilerin bir yerlerde kalması, hem müşterinin yanlış yere gitmesine hem de arama motorlarının işletmenize daha az güvenmesine yol açar. Yılda bir kez tüm kayıtları kontrol etmek, basit ama etkili bir alışkanlıktır.
Bölge anlatımı: kopya sayfa değil, gerçek bilgi
Büronuz Ataşehir’deyse, Kadıköy, Üsküdar ya da Ümraniye’den gelen müşterileri de ağırlıyor olabilirsiniz. Bunu her ilçe için ayrı ve içi boş sayfalar açarak anlatmak, arama motorlarınca düşük kaliteli kabul edilir. Bunun yerine iletişim sayfanızda ofise toplu taşıma ve araçla nasıl ulaşılacağını, yakın noterlikleri ve uzaktan belge gönderme seçeneğini anlatmanız hem kullanıcıya hem aramaya daha çok fayda sağlar. Gerçekten şubeniz olan her konum için ise ayrı profil ve sayfa açabilirsiniz.
Kurumsal müşteriler de haritaya bakar
Yerel görünürlük yalnızca bireysel müşteriler için değildir. Çevredeki hukuk büroları, ihracatçı firmalar ve klinikler de düzenli çalışacakları tercüme bürosunu seçerken önce yakındaki seçeneklere bakar, ardından profil, yorum ve web sitesini inceler. Bu kurumlara yönelik olarak profilde kurumsal hizmetlerinizi, gizlilik yaklaşımınızı ve sözleşmeli çalışma seçeneğinizi belirtmek, ilk görüşmeyi kolaylaştırır. Bölgedeki iş insanlarıyla kurulan yüz yüze ilişkiler de dijitaldeki bu güveni tamamlar.
Neyi ölçmelisiniz?
- İşletme profilinden gelen arama, yol tarifi ve web sitesi tıklamaları
- WhatsApp mesajlarının sayısı ve ilk cevap süresi
- Dosya yükleme formundan gelen talepler ve bunların siparişe dönüşümü
- Aylık yeni yorum sayısı ve cevaplanma oranı
- Sezonluk dönemlerde talep artışının hangi kanaldan geldiği
Yerel görünürlük, büyük bütçeler değil düzenli küçük alışkanlıklar ister. Eksiksiz bir profil, gerçek yorumlar ve hızlı dönüş, harita sonuçlarında kalıcı yer edinmenin temelidir. Sitenizin bu yapıya uygun olup olmadığını görmek için tercüme bürosu web sitesi sayfamızı inceleyebilir, yerel SEO hizmetimiz hakkında bilgi alabilir ya da ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tercüme bürosu işletme adına “yeminli tercüme” eklemeli mi?
Tabelanızda bu ifade yoksa eklememelisiniz. İşletme adına anahtar kelime eklemek platform kurallarına aykırıdır ve profilin askıya alınmasına yol açabilir. Hizmetleri kategori ve hizmet listesiyle belirtmek doğru yoldur.
Olumsuz bir yoruma nasıl cevap vermeliyiz?
Savunmaya geçmeden, müşterinin kişisel bilgilerini paylaşmadan, kısa ve çözüm odaklı bir cevap yazın. Gerekirse görüşmeyi telefon ya da mesajla sürdürmeyi önerin.
WhatsApp’tan gelen belge fotoğrafları için nelere dikkat etmeliyiz?
Belgeler kişisel veri içerir. İşi tamamladıktan sonra cihazlardaki kopyaları düzenli silmek, yetkisiz kişilerin erişimini engellemek ve KVKK aydınlatmasını yapmak gerekir. Hassas belgeler için sitedeki şifreli yükleme alanını önermek daha güvenlidir.
Racoun ile konuşun: İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye genelindeki markalara hizmet veriyoruz. WhatsApp üzerinden yazabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
