KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; racoun.com’u ziyaret ettiğinizde, formlarımızı, sesli asistanımızı ya da diğer iletişim kanallarımızı kullandığınızda kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar.

1. Veri sorumlusu

Racoun (Pedante bünyesinde) — Atatürk Mah. Sait Cordan Sk. No:10, 34758 Ataşehir / İstanbul. E-posta: ekip@racoun.com · Telefon/WhatsApp: 0551 044 08 69

2. İşlenen kişisel veriler

Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon numarası, e-posta adresi, firma adı ve web sitesi.
Talep ve müşteri işlem bilgileri: ilgilendiğiniz hizmet, bütçe aralığı, mesajınız, ön görüşme için tercih ettiğiniz gün, saat ve görüşme şekli.
Sesli asistan verileri: sesli asistanla yaptığınız görüşmenin ses kaydı, konuşmanın yazıya dökülmüş hâli (döküm), otomatik oluşturulan görüşme özeti, görüşme tarihi, saati ve süresi ile görüşmeyi başlattığınız sayfanın adı ve adresi.
İşlem güvenliği: tek yönlü özetlenmiş (hash) IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, form ve sistem kayıtları.
Çerez ve ölçüm verileri: yalnızca onay vermeniz hâlinde, analiz ve reklam çerezleri aracılığıyla toplanan kullanım verileri (ayrıntılar çerez politikamızda).

Ses kaydınız sizi tanımak ya da kimliğinizi doğrulamak (ses biyometrisi) amacıyla kullanılmaz; yalnızca görüşmenin içeriğini kayıt altına almak için saklanır. Lütfen sesli asistanla görüşürken sağlık, din, siyasi görüş gibi özel nitelikli kişisel verilerinizi paylaşmayınız.

3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Verileriniz; web sitemizdeki teklif ve toplantı formları, sesli asistan (tarayıcınızın mikrofonu üzerinden, sizin başlattığınız görüşmelerde), e-posta, telefon ve WhatsApp yazışmaları ile çerezler aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanır.

4. İşleme amaçları

Talebinizi anlamak ve yanıtlamak, size uygun hizmeti tanıtmak, teklif hazırlamak;
Ön görüşme planlamak ve sizinle geri dönüş için iletişime geçmek;
Sözleşme süreçlerini yürütmek;
Sesli asistan ve ekibimizin hizmet kalitesini ölçmek, görüşmeleri değerlendirmek ve iyileştirmek;
Bilgi güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek;
Yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanmak.

5. Hukuki sebepler

Form ve iletişim talepleri: KVKK m.5/2-c bendi (bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması), ç bendi (hukuki yükümlülük) ve f bendi (ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat).
Sesli asistan görüşmelerinin ses kaydı ve kaydın yurt dışındaki hizmet sağlayıcılarda işlenmesi: KVKK m.5/1 ve m.9 uyarınca açık rızanız. Sesli asistanı kullanmak tamamen isteğe bağlıdır; görüşmenin başında kayıt hakkında bilgilendirilirsiniz. Rıza vermek istemezseniz asistanı kullanmadan formlarımız, e-posta veya WhatsApp üzerinden bize ulaşabilirsiniz; bu durum size sunulan hizmeti etkilemez.
Görüşme dökümü ve özetinden talebinizin kaydedilmesi: m.5/2-c ve f bentleri.
Çerezler: zorunlu çerezler dışında açık rızanız (çerez tercihleriniz).

6. Aktarım

Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz ve satılmaz. Hizmetin gerektirdiği ölçüde ve yalnızca aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır:

Yurt içi: barındırma (hosting) ve e-posta altyapısı sağlayıcılarımız; yasal olarak yetkili kamu kurum ve kuruluşları.
Yurt dışı: sesli asistan altyapısını sağlayan Dograh ile konuşmanın anlaşılması, seslendirilmesi ve yazıya dökülmesi için kullanılan yapay zekâ hizmet sağlayıcısı OpenAI. Bu hizmetlerin sunucuları yurt dışında (ağırlıklı olarak ABD’de) bulunabilir. Sesli asistan görüşmeniz sırasında ses ve metin verileriniz, görüşmenin yürütülmesi için bu sağlayıcılara iletilir. OpenAI, API üzerinden iletilen verileri varsayılan olarak model eğitiminde kullanmaz. Bu aktarım KVKK m.9 kapsamında açık rızanıza dayanır.
Ölçüm ve reklam: onay vermeniz hâlinde Google ve Meta gibi analiz ve reklam hizmeti sağlayıcıları (ayrıntılar çerez politikamızda).

7. Saklama süresi

Sesli asistan ses kayıtları: görüşme tarihinden itibaren en fazla 1 yıl.
Görüşme dökümleri, özetleri ve talep kayıtları: talebin sonuçlanmasından itibaren en fazla 2 yıl; bir sözleşme kurulursa ilgili mevzuattaki süreler boyunca.
Ziyaret kayıtları: en fazla 180 gün.

Sürelerin sonunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hizmet sağlayıcılarımız, kötüye kullanımı izlemek amacıyla verileri kendi politikalarında belirtilen kısa süreler boyunca ayrıca saklayabilir.

8. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; bu durumda ses kayıtlarınız silinir.

9. Başvuru

Taleplerinizi; kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte ekip@racoun.com adresine e-posta göndererek veya yukarıdaki adresimize yazılı olarak iletebilirsiniz. Sesli asistan kaydınızın silinmesini isterseniz görüşmenin yaklaşık tarih ve saatini belirtmeniz yeterlidir. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Son güncelleme: 26 Eylül 2026