Kısa cevap: Web tasarım faturası, hizmeti sunan şirket veya şahıs işletmesi tarafından bir hizmet faturası olarak düzenlenir. Taraflar e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, değilse genellikle e-arşiv fatura kullanılır. Faturada hizmetin tanımı açıkça yazılmalı, tasarım, yazılım, alan adı, hosting ve bakım kalemleri ayrı satırlarda gösterilmeli ve KDV doğru uygulanmalıdır. Özel durumları mali müşavirinizle teyit edin.
Web tasarım hizmeti hangi belgeyle faturalanır?
Web tasarım ve web sitesi geliştirme, vergi açısından bir hizmet satışıdır. Hizmeti veren tarafın hukuki yapısı belgeyi belirler:
- Şirketler (limited, anonim) ve ticari kazanç sahibi şahıs işletmeleri: Hizmet faturası düzenler.
- Serbest meslek erbabı olarak çalışanlar: Uygulamada bazı tasarımcılar ve yazılımcılar serbest meslek kazancı kapsamında mükellef olur ve serbest meslek makbuzu düzenler. Bu durumda alıcı işletmenin stopaj yükümlülüğü gündeme gelebilir.
- Yurt dışındaki müşteriye hizmet: Hizmet ihracatı kapsamında KDV açısından farklı bir uygulama söz konusu olabilir; koşulları mali müşavirinize danışın.
Hangi kapsamda mükellef olduğunuz, işinizin niteliğine ve vergi dairesindeki kaydınıza bağlıdır. Bu nedenle ilk faturayı düzenlemeden önce mükellefiyet türünüzü mali müşavirinizle netleştirmeniz önemlidir.
E-fatura mı, e-arşiv fatura mı?
Bugün faturaların büyük kısmı elektronik ortamda düzenleniyor. Genel kural şudur: Hem siz hem müşteriniz e-fatura sistemine kayıtlıysanız e-fatura düzenlenir. Müşteriniz e-fatura sistemine kayıtlı değilse veya bireysel bir kişiyse, e-arşiv fatura kullanılır. Kimlerin e-fatura sistemine geçmek zorunda olduğu ciro ve sektör kriterlerine göre belirlenir ve bu kriterler zaman zaman güncellenir; güncel durumu kontrol etmek gerekir.
Web tasarım faturası adım adım
- Sözleşmeyi ve teklifi esas alın. Faturadaki kalemler, onaylanan teklif ve sözleşmeyle aynı dili kullanmalıdır.
- Müşteri bilgilerini doğru girin. Unvan, vergi dairesi, vergi numarası veya bireysel müşteride kimlik numarası ve adres eksiksiz olmalıdır.
- Hizmet tanımını açık yazın. “Hizmet bedeli” gibi genel ifadeler yerine “kurumsal web sitesi tasarım ve yazılım geliştirme hizmeti” gibi niteliği anlatan bir tanım kullanın.
- Kalemleri ayırın. Tasarım ve yazılım, alan adı tescili, hosting, SSL, içerik üretimi, bakım ve destek gibi hizmetleri ayrı satırlarda gösterin.
- KDV’yi doğru uygulayın. Hizmete uygulanacak KDV oranını ve varsa tevkifat veya istisna durumunu mali müşavirinizle teyit edin.
- Aşamalı ödemeleri planlayın. Proje aşamalara bölünmüşse her aşama için hangi tarihte ve hangi tanımla fatura düzenleneceğini baştan belirleyin; avans tahsilatlarının belgelendirilmesini de netleştirin.
- Faturayı süresi içinde düzenleyin. Vergi Usul Kanunu, hizmetin yapıldığı veya bedelin tahsil edildiği tarihten itibaren belirli bir süre içinde fatura düzenlenmesini öngörür; süreyi aşmamaya dikkat edin.
- Belgeleri arşivleyin. Sözleşme, teslim tutanağı ve yazışmaları faturayla birlikte saklayın.
Faturada kalemleri ayırmak neden önemli?
Kalemlerin ayrılması yalnızca düzen meselesi değildir. Alıcı firma açısından tasarım ve yazılım bedeli çoğunlukla maddi olmayan duran varlık olarak aktifleştirilirken, hosting, alan adı ve bakım ücretleri genellikle dönem gideri yazılır. Tek kalemlik bir fatura, müşterinizin mali müşavirinin bu ayrımı yapmasını zorlaştırır. Konunun muhasebe tarafını web sitesi demirbaş mıdır, muhasebede nasıl kaydedilir yazımızda anlattık.
Örnek fatura kalemleri
Bir kurumsal web sitesi projesinde fatura satırları, rakam olmadan, şöyle bir yapıda düzenlenebilir:
- Kurumsal web sitesi arayüz tasarımı (masaüstü ve mobil tasarımlar)
- Web sitesi yazılım geliştirme ve yönetim paneli kurulumu
- Çok dilli yapı ve içerik girişi
- Alan adı tescili (bir yıllık)
- Hosting hizmeti (kapsadığı dönem belirtilerek)
- SSL sertifikası
- Yayın sonrası bakım ve teknik destek hizmeti (aylık veya yıllık)
Proje aşamalara bölünmüşse, örneğin tasarım onayı ve yayına alma aşamaları için ayrı faturalar düzenlenebilir. Bu durumda her faturada hangi aşamaya ait olduğu ve sözleşmeye referans verilmesi, iki taraf için de takibi kolaylaştırır.
Faturada yer alması önerilen bilgiler
- Düzenleyen ve alıcı tarafın unvan, adres ve vergi bilgileri.
- Fatura tarihi, numarası ve senaryosu (temel veya ticari e-fatura, e-arşiv).
- Hizmetin açık tanımı ve varsa sözleşme veya teklif numarası.
- Kalem bazında miktar, birim ve bedel.
- KDV oranı ve tutarı, varsa tevkifat veya istisna bilgisi.
- Abonelik niteliğindeki hizmetlerde (hosting, bakım) kapsadığı dönem.
Sık yapılan hatalar
- Tüm hizmetleri tek bir “web sitesi” kalemiyle faturalamak.
- Avans alıp belge düzenlemeyi proje sonuna bırakmak.
- Bireysel müşteriye veya e-fatura kaydı olmayan firmaya yanlış senaryoyla belge kesmek.
- Serbest meslek kazancı ile ticari kazanç ayrımını bilmeden belge türü seçmek.
- Yurt dışı müşterilere yapılan hizmetlerde özel uygulamaları araştırmadan işlem yapmak.
- Yıllık yenilenen hosting ve alan adı hizmetlerinin faturalarını unutmak.
- Faturadaki hizmet tanımının sözleşme ve teklifle uyuşmaması; olası bir incelemede bu tutarsızlık açıklama gerektirebilir.
- İptal veya kapsam değişikliği durumunda düzeltme ya da iade belgesi düzenlemeyi ihmal etmek.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. KDV oranları, e-fatura geçiş kriterleri, tevkifat ve istisna uygulamaları değişebilir; güncel durumu ve işinize özel uygulamayı mali müşavirinize teyit ettirin.
Racoun nasıl yardımcı olur?
Racoun’da web sitesi projelerinde tekliflerimizi ve faturalarımızı kalem kalem hazırlıyoruz: tasarım ve yazılım, alan adı, hosting, SSL ve bakım hizmetleri ayrı görünüyor. Bu sayede muhasebe ekibiniz kayıtları kolayca yapabiliyor. Web sitelerini hazır tema kullanmadan kendi altyapımız üzerinde kodluyor ve yönetim paneliyle teslim ediyoruz. Ayrıntılar için web tasarım sayfamızı inceleyebilir veya teklif isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Web tasarım hizmetinde KDV tevkifatı var mı?
Tevkifat uygulaması hizmetin türüne ve tarafların durumuna göre belirlenir ve mevzuat zaman zaman güncellenir. Kendi işleminiz için geçerli olup olmadığını mali müşavirinize teyit ettirin.
Freelance tasarımcı fatura kesebilir mi?
Evet, vergi mükellefiyeti varsa kesebilir. Mükellefiyet türüne göre fatura veya serbest meslek makbuzu düzenler; mükellefiyeti olmayan biriyle çalışırken alıcı tarafın yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.
Yurt dışındaki müşteriye web tasarım faturası nasıl kesilir?
Yurt dışındaki bir müşteriye verilen hizmet, belirli koşullar sağlandığında hizmet ihracatı sayılabilir ve KDV açısından farklı bir uygulama gündeme gelebilir. Koşulları ve belge düzenini mali müşavirinizle netleştirin.
Racoun ile konuşun: İstanbul merkezli ekibimizle Türkiye genelindeki markalara hizmet veriyoruz. WhatsApp üzerinden yazabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz. İlk görüşme ücretsizdir.
